1. Allgemeines
Wir freuen uns, dass Sie an einer Online – Veranstaltung der Louis Widmer SA teilnehmen möchten. Wir möchten Sie nachstehend über die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit Online – Veranstaltungen und hierbei insbesondere des Dienstes von Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“) informieren.
1.1 Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Louis Widmer SA
Rietbachstrasse 5
8952 Schlieren
Tel.: +41 (0) 43 433 77 00
E-Mail: cpo.ch@louis-widmer.com
1.2 Allgemeiner Nutzungshinweis
Sie können Teams auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting per E-Mail übermittelt bekommen oder über die Teams-App teilnehmen.
Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website für Teams finden:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
In einem Online-Meeting haben Sie zudem die Möglichkeit, als Gast teilzunehmen. Hierbei müssen Sie keine Angaben zu Ihrem Namen machen. Sie können dafür auch ein Pseudonym verwenden.
Beachten Sie zudem, dass Teams-Besprechungen teilweise bei nicht unterstützten Browsern nicht möglich sind. Ggf. können dann etwaige Einschränkungen, wie bspw. bei der Freigabe von Kamera, Bildschirm-Inhalten und Mikrofon auftreten.
Nähere Information zu unterstützten Browsern finden Sie hier:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/unsupported-browsers
2. Bearbeitungsrahmen
2.1 Quellen und Kategorien von Daten
Wir bearbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zur Schulung bereitgestellt haben. Bei der Nutzung unsere Online - Veranstaltungen werden verschiedene Datenarten bearbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Bei der aktiven Nutzung von solchen Angeboten werden Daten der Kommunikationsteilnehmer bearbeitet und auf den Servern von den eingesetzten Drittanbietern gespeichert, soweit es sich um für den Kommunikationsvorgang erforderliche Daten handelt.
Relevante Datenkategorien-/arten von Personendaten können insbesondere sein:
Kategorien Betroffener:
Teilnehmer (interne/externe) am jeweiligen Online-Angebot (Konferenz, Meeting, Webinar)
Angaben zum Benutzer:
Anzeigename („Display Name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
Datenarten:
Stammdaten (z.B. Name, Adresse) ggf. Pseudonyme, Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Meta- und Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)
Nutzungs- und Metadaten:
Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten auf Grundlage Ihrer Einwilligung:
Es besteht die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.
Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Benutzeroberfläche abschalten bzw. stummstellen.
Wenn Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Hintergrundeffekte einzustellen, um ggf. Ihre (private) Umgebung auszublenden. Dies Sie können Sie während einer Videokonferenz individuell einstellen.
Welche Daten von Microsoft Teams im Einzelnen gesammelt und zu welchem Bearbeitungszweck verwendet werden, lesen Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
2.2 Bearbeitungszwecke
Wir bearbeiten Ihre Personendaten unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzgesetztes (DSG), sowie den weiteren massgeblichen Gesetzen.
Die Bearbeitung Ihrer Daten dient dem Zweck der Durchführung der Online - Veranstaltung. Hierunter fällt auch die Bearbeitung von Kommunikationsdaten (Nutzerdetails, Inhaltsdaten, Verbindungsdaten sowie vergleichbare Daten) durch den Einsatz von internetgestützten Kommunikationstools.
Sofern wir Ihre Personendaten für einen oben nicht genannten Bearbeitungszweck bearbeiten, werden wir Sie zuvor darüber informieren.
2.3 Empfängerinnen und Empfänger
2.3.1 Innerhalb der Schweiz
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Geschäftsführung, Personalabteilung) Ihre Personendaten, die diese für Vorbereitung oder Durchführung der Online - Veranstaltung benötigen.
Personendaten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Teams vorgesehen ist.
2.3.2 Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Sollten wir Personendaten an Dienstleister oder Konzernunternehmen ausserhalb der Schweiz übermitteln, erfolgt die Übermittlung gem. Art. 16 Abs. 2, Art. 17 Abs. 1 DSG nur, soweit ein völkerrechtlicher Vertrag vorliegt, Datenschutzklauseln zwischen uns und dem Vertragspartner geschlossen wurden, welche dem EDÖB zuvor mitgeteilt wurden, spezifische Garantien vorliegen, die durch das zuständige Bundesorgan erarbeitet und dem EDÖB vorgestellt wurden, Standarddatenschutzklauseln abgeschlossen wurden, die der EDÖB vorab genehmigt, ausgestellt, anerkannt hat, oder Verbindliche, unternehmensinterne Datenschutzvorschriften anwendbar sind, die vom EDÖB genehmigt wurden.
2.3.3 Empfängerübersicht
Folgende Empfänger erhalten Ihre Daten im Rahmen der hier beschriebenen Datenbearbeitung:
Empfänger: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA
Drittstaat (Ausland): Die Bekanntgabe an diese Empfänger beruht auf Art. 16 Abs. 2 DSG. Die geeignete Garantie kann hier eingesehen werden: https://docs.microsoft.com/de-de/compliance/regulatory/offering-eu-model-clause